Запись [Notion] Онлайн-офис для команды 2.0. Тариф Полный Фарш 2023 года (Алина Савельева)

​

ASNOTION
Как систематизировать работу в команде?
Бизнес растёт, но все записи на бумажках? Зашиваетесь в информации? Горят задачи отделов? Хотите освободить своё время?

Шаблон подойдёт вам, если:

• Вы хотите собрать всю информацию по проектам в одно место, вместо Телеграма-Гугл диска-почты-Инстаграма-Трелло и т.д.
• Ваши платёжки теряются, в конце месяца экономика не сходится
• Вы или ваши менеджеры забываете про “касания с клиентами” — клиенты сливаются
• Клиенты “вертят” вами и требуют оказывать услуги, которых не было в договоре
• Члены вашей команды не знают своих коллег, не имеют представления, чем занимаются другие отделы

Онлайн-офис полностью покрывает требования по организации следующих бизнес-процессов:

• проведение планёрок
• брейншторм, запись новых идей
• ведение клиента менеджером по продажам
• ведение нескольких проектов по одному клиенту
• учёт сотрудников
• документооборот
• учёт доходов и расходов + платёжный календарь + учет остатков на счетах
• портфолио с кейсами компании
• база знаний + оргполитика компании
• личные кабинеты для сотрудников

Структура данного шаблона основана на взаимодействии с 60+ клиентами и 25+ нишами. То, что есть внутри - подойдёт и маркетологам, и IT, и агентству недвижимости. Проверено.

К шаблону прилагаются инструкции по использованию и раздаче доступов сотрудникам.

Спойлер: Что внутри

Что внутри?

Учёт сотрудников

Страница каждого сотрудника является по сути его портфолио, папкой сотрудника. При проведении входных и выходных интервью можно опираться на информацию, которая есть здесь.

Какие задачи по учёту сотрудников можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

1. проведение приёма на работу/увольнения по чек-листу
2. прикрепление резюме, портфолио с кейсами
3. занесение сотрудника в базу
4. заполнение контактных и персональных данных
5. заполнение реквизитов для выплаты ЗП

Проведение планёрок
На странице планёрки удобно вести заметки по встрече и сразу же добавлять задачи и назначать их на исполнителей — так вы не забудете о договорённостях именно с этой встречи.

Какие задачи по проведению планёрок можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

1. запись повестки встречи
2. запись итогов встречи
3. создание и назначение задач на исполнителей

Документооборот
Для занесения документов в базу, в первую очередь, нам нужно составить эти документы в Word или аналогах и только затем внести их в базу. В таблицу выносим отдельные параметры: стоимость оказания услуг, дата заключения, статус подписания и оплаты, PDF документа или общедоступная ссылка.

Какие задачи по документообороту можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

1. запись и хранение договоров о работе с клиентами в единой базе
2. контроль подписей и оплат по договору

Учёт доходов и расходов
База доходов и расходов — это по сути ваше личное банковское приложение, только все доходы и расходы вы заносите сюда самостоятельно. Все доходные операции заносятся со знаком плюс, расходные — со знаком минус, для корректного подсчёта остатков.

Сюда же подгружаются платёжки по каждой операции — так вы их не потеряете, на какой бы счет не пришли/ с какого бы ни ушли деньги.

Какие задачи по учёту доходов и расходов можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

1. планирование доходов и расходов
2. запись транзакций в единую базу
3. контроль исполнения оплат
4. контроль остатков на счетах
5. составление месячных отчётов по доходам и расходам компании

Ведение проектов
По праву, важнейший функционал Онлайн-офиса. С помощью единой базы проектов вы сможете контролировать прогресс исполнения проектов, собрать на одной странице все материалы, которые сейчас находятся на облачных дисках, в чатах, у кого-то на компьютере локально, а может и вовсе в уме.

Какие задачи по ведению проектов можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

1. создание страницы проекта
2. создание договора по исполнению проекта
3. намётка плана проекта, создание задач и назначение их на исполнителей
4. исполнение проекта
5. контроль оплаты по договору проекта
6. закрытие проекта

База знаний
Ваша корпоративная база знаний - это виртуальная мекка, в которую будут "ходить" сотрудники при любом удобном случае.

Здесь находятся как учебные материалы, полезные для изучения новыми членами команды, так и регламенты и другие документы оргполитики.

Бонусом в Базе знаний уже будут находиться важнейшие документы - Стратегическая цель и Основные принципы компании, - взятые из книги "Системность во всём". Подробности внутри шаблона Онлайн-офиса.

База кейсов / Портфолио / Каталог
Страница "Наше портфолио" предназначена для тех, кому требуется делиться со своими клиентами каталогом товаров (производство на заказ), кейсами (все, кто предоставляет услуги) или портфолио (дизайнеры и все, кому важно показать визуальный результат своей работы)